Организовать рабочее место руководителя — не так просто. Оно должно быть комфортным и стильным, а еще отражать статус человека. Чтобы вам было проще обустроить кабинет, рассказываем, какая мебель должна быть в нем, как зонировать пространство и каких ошибок необходимо избегать.
Почему важно правильно организовать рабочее место руководителя
Какие есть общие принципы организации пространства
Как зонировать кабинет руководителя
Что должно быть на рабочем месте руководителя
Какие ошибки встречаются при организации рабочего места руководителя
Рабочее место руководителя — это не просто стол и компьютер, а центр управления, где вы ведете переговоры, принимаете ключевые решения и генерируете идеи. В нем должны сочетаться функциональность, комфорт и статусность — вот почему это важно:
Продуктивность. Эффективность работы повышается, когда на столе все вещи удобно разложены, их легко достать одной рукой, а перед важным звонком не нужно переворачивать кабинет в поисках наушников. Хаос, наоборот, снижает продуктивность.
Здоровье. Из-за неудобного кресла, слишком высокого или низкого стола спина и шея будут быстро уставать и затекать. А если не принять меры, могут возникнуть проблемы с осанкой.
Имидж. Клиенты и подчиненные оценивают руководителя в том числе по обстановке кабинета. Это не значит, что на каждой полке должны быть золотые статуэтки и другие предметы роскоши, главное — аккуратность и порядок.
Правильная организация рабочего места руководителя упрощает рутину и помогает избежать проблем со здоровьем.
Чтобы организовать рабочее место руководителя быстро и с минимальными затратами сил, а также поддерживать в кабинете порядок, можно использовать готовые методологии по обустройству пространства. Их много, но одна из самых известных — 5S.
Методика 5S зародилась в послевоенной Японии как часть философии Lean — бережливое производства. Подход внедрили на заводах Toyota, чтобы снизить потери ресурсов впустую и повысить эффективность труда. Со временем система перекочевала в офисы, потому что там встречались те же проблемы, что на производстве: хаос, беспорядок, нерациональное использование пространства и сил.
Методология 5S основана на пяти принципах, названия которых начинаются с соответствующей буквы ↓
Сортировка (Seiri). Согласно этому принципу, на рабочем месте не должно быть физического и визуального мусора, который отвлекает от задач. К нему относится не только сам мусор, но и просто лишние вещи — например блокнот, в котором вы никогда не делаете записи, но держите его на столе просто так.
Чтобы убрать ненужное, разделите все предметы на рабочем месте на три категории:
Соблюдение порядка (Seiton). У каждой вещи есть свое место — это правило экономит время. Когда все лежит там, где должно, вы можете быстро найти любой предмет. Например, коробку с документами с помощью органайзеров разделите на зоны вроде «Согласовано», «На подпись» и «Архив». Заведите ящики для проводов, канцелярии, гаджетов.
Главное — после работы не забывайте возвращать вещь на ее место. Так вы будете тратить меньше времени на уборку.
Содержание в чистоте (Seiso). Порядок создает рабочую атмосферу и мотивирует выполнять задачи. Согласно принципу методологии, необходимо раз в неделю проводить поддерживающую уборку, раз в месяц — генеральную.
Стандартизация (Seiketsu). Этот принцип помогает превратить хаотичную организацию пространства в четкие алгоритмы. Создайте чек-лист по поддержанию порядка, например по пятницам заказывать клининг в кабинете на выходные. Также используйте единый стиль хранения: одинаковые папки, коробки, стикеры.
Совершенствование (Shitsuke). Оно помогает непрерывно улучшать рабочее место, чтобы повышать продуктивность. Ежеквартально анализируйте, что именно мешает выполнять задачи и как это исправить: например, перейти от бумажных документов к цифровым, чтобы больше не терять важные данные.
Функциональные зоны в кабинете помогают легко переключаться между задачами и отдыхом. Рассмотрим, что входит в рабочее место современного руководителя.
Зона для работы. Это кресло и стол с достаточной площадью, где лежат техника — ноутбук или ПК, один или несколько мониторов, наушники для звонков и прослушивания аудио-файлов. Опционально можно разместить док-станцию для зарядки гаджетов. Если помимо электронных заметок и документов активно используете канцелярию, на столе должны быть блокнот, подставка с ручками и папки для документов.
Зона переговоров. Если встречи проходят офлайн, в кабинете должны быть кресла или небольшой диван для гостей. На онлайн-созвонах все проще: достаточно хорошего освещения и нейтрального фона, например белая стена или книжный шкаф.
Зона хранения. Даже в минималистичном кабинете нужны системы хранения, чтобы документы, техника и личные вещи не создавали хаос. Это могут быть большой шкаф, ящики в столе и органайзеры.
Зона отдыха. Даже самый продуктивный руководитель не может работать 5–8 часов без перерывов. В кабинете необходимо место, где можно расслабиться и восстановить силы в перерыве между звонками и другими задачами. В зоне отдыха можно разместить кресло-качалку или мягкое кресло-мешок, и кофейный столик. Если хватает места, поставьте кофе-машину и мини-холодильник со снэками.
Хороший вариант для зоны отдыха — кресло-софа Raider Loft. Оно изготовлено из плотной формованной пены, которая поддерживает тело и снимает излишнюю нагрузку: будет приятно расслабиться после рабочих задач. А еще кресло можно разложить на 180 градусов, чтобы подремать после обеда.
У модели предусмотрены подушки под шею и поясницу
Рассмотрим, без чего на рабочем месте точно не обойтись.
Стол может быть прямоугольным или L-образным. Оптимальная ширина столешницы — 120–150 см: на ней поместятся необходимые гаджеты, можно разложить документы. Глубину стоит выбирать от 60 см — она соответствует среднему размеру ноутбуков и ПК с клавиатурой.
Популярные материалы — ДСП, МДФ, металл, массив дерева. Значительной разницы в повседневном использовании между ними нет, поэтому можно выбрать тот, что понравится по внешнему виду и подойдет по бюджету.
В кресле вы будете проводить минимум несколько часов каждый день, поэтому экономить на нем не стоит. От этого зависит комфорт и здоровье. Важно, чтобы кресло соответствовало следующим критериям:
Также хорошо, если у кресла есть дополнительные фишки вроде системы массажа, подставки для ног. Всем этим оснащена модель Freelancer Z9. Массажная поясничная подушка снимет усталость, накопившуюся в конце дня, а на подставку можно поставить ноги, чтобы они не затекали.
У кресла есть подголовник, который снижает нагрузку на шею
Еще один вариант — Freelancer W8. У этой модели многоуровневая система регулировки, которая позволяет менять положение спинки, подлокотников, подголовника, сиденья. Благодаря алюминиевому основанию кресло выдерживает высокие нагрузки.
Кресло в черном цвете выглядит стильно – то, что нужно для кабинета руководителя
Набор техники и требования к ней зависят от сферы вашей деятельности, но минимальный комплект может выглядеть так:
Если вам не нравится подсветка клавиатуры, ее можно отключить
Организация хранения зависит от размера кабинета и количества вещей. Могут быть такие варианты:
В кабинете необходимо общее освещение на потолке, а также локальные источники света — например, настольная лампа. С ней не придется напрягать глаза, когда вчитываетесь в мелкий шрифт в документах.
Важно, чтобы освещение было нейтральным. Слишком теплое или холодное негативно влияет на зрение.
Если вы цените минимализм, можно обойтись без декора. Но пара безделушек, картина или несколько живых растений в горшках сделают пространство уютнее.
Экономить на качественном кресле. Не стоит покупать самый бюджетный стул, у которого не регулируется спинка и подлокотники, а форма не соответствует анатомии. В таком кресле ваша спина будет быстро уставать, нагрузка на позвоночник усилится, что может привести к болям.
Не уделять внимание освещению. Мерцающие лампы, недостаток света или блики на мониторе заставляют глаза напрягаться, из-за чего они быстро устают.
Захламлять пространство. Сувениры, книги и предметы декора создают уют, но их не должно быть слишком много. Визуальный шум отвлекает от задач. Чтобы избежать этой ошибки, оставьте на рабочем месте несколько самых любимых декоративных предметов, а остальное уберите в шкаф.
